HR admin Assistant

Als HR Admin Assistant, ben je de drijvende kracht binnen onze organisatie om alles vlot en correct te laten verlopen.
Je ondersteunt bij de dagelijkse administratieve processen en helpt mee met het beheren van HR  masterdata en dit voor de verschillende landen waar we actief zijn.

Als HR Admin assistant ben je verantwoordelijk voor:

Administratieve ondersteuning

·        Opmaak arbeidsovereenkomsten en samenwerkingsovereenkomsten en laten tekenen

·        Opmaak, versturen en verwerken van joiner/leaver/mover documenten zodat de betrokken interne afdelingen op de hoogte zijn van nieuwkomers, promoties, …en de data worden geactualiseerd in de verschillende IT systemen en excels die we gebruiken binnen de bedrijven.

·        Administratief beheer van onze verzekeringen (groepsverzekering, hospitalisatieverzekering, arbeidsongevallenverzekering,…) in de systemen van onze verzekeraars, het controleren en goedkeuren van de facturen in onze facturatiesysteem

·        Het beheren van de interim contracten en goedkeuren van de facturen

·        Het administratief beheer van de vloot: registreren in het payroll systeem, rapporteren uit de tools van onze lease partners, opvolgen van de kosten en facturen

·        Administratief beheer van allerhande HR gerelateerde zaken als tijdskrediet, ouderschapsverlof,….

• Meewerken aan het verbeteren van HR-processen en het optimaliseren van de HR-administratie via allerhande projecten om een soepel en klantgericht HR-beleid te waarborgen (digitaliseren waar mogelijk, gebruik van Adobe voor workflows,…)

Events & Communicatie

• Plannen en organiseren van het onthaal (vaak 2 x per maand) op maandag

• Plannen en organiseren van het kwartaal events (uitnodiging, zaal, catering,…)

• Publiceren van aankondigen op het intranet in NL/FR

• Allerhande opmaak van brieven, ….

Profiel

Ben jij iemand die:

• Ervaring heeft in bovenvermelde domeinen

• Sterk in gebruik van excel, word (mail merge, brieven opmaak), powerpoint, adobe, SD workx is een plus (dient getest te worden)

• Confidentieel en discreet kan omgaan met gevoelige, persoonsgebonden informatie

• Stressbestendig

• Nauwkeurig en detailgericht te werk gaat

• Klantgericht met een servicegerichte mindset

• Heel graag samenwerkt in teamverband en tegelijkertijd zelfstandig kan werken

• Vloeiend Nederlands spreekt en schrijft, met goede kennis van het Frans

Aanbod:

Wat mag je verwachten?

• Een dynamische werkomgeving binnen een gezond en stabiel bedrijf

• Flexibiliteit in werktijden en een goede werk-privébalans

• Een gedreven team dat snakt naar een administratieve duizendpoot met ervaring in HR administratie